În Cluj, traducerea legalizată e genul de lucru pe care îl amâni până când nu mai poți.
Primești un e-mail de la o instituție, ți se cere un act într-o altă limbă și, dintr-odată, descoperi că nu e suficient să traduci frumos, trebuie și să fie recunoscut oficial. Atunci începe alergătura cu originalul, cu notarul, cu întrebarea aceea simplă dar enervantă: bun, ce acte trebuie să duc?
Am trecut prin situația asta cu oameni foarte diferiți, un student care pleca cu bursă, o familie care își pregătea actele pentru o nuntă în străinătate, un antreprenor cu contracte și ștampile, chiar și cineva care avea un dosar medical și nu voia să se joace cu nuanțele.
De fiecare dată, problema nu era traducerea în sine. Problema era birocrația mică, acel detaliu care îți mănâncă o zi doar pentru că nu l-ai știut dinainte.
Așa că îți spun direct, fără să o dau după deget. În Cluj-Napoca, ca să obții o traducere legalizată, ai nevoie de câteva documente de bază care se repetă aproape mereu, plus câteva lucruri care depind de tipul actului și de unde urmează să îl folosești. Dacă le pui cap la cap din start, de obicei scapi dintr-o singură tură.
De ce contează, de fapt, traducerea legalizată
O traducere legalizată nu e despre stil, nici despre vocabular frumos. E despre încredere, despre faptul că o instituție își asumă că documentul tău a fost tradus corect și că persoana care a semnat are dreptul legal să facă asta. În lumea actelor, semnătura și ștampila sunt ca un fel de monedă, dacă le ai unde trebuie, ușile se deschid, dacă nu, te întorci de la ghișeu.
În Cluj, cele mai multe cereri de traduceri legalizate apar când mergi în afara țării sau când vii din afara țării și trebuie să dovedești ceva aici. Se întâmplă și în situații mai banale, la bancă, la notar, la Registrul Comerțului, sau când depui un dosar pentru studii. Dar oriunde ar fi, mecanismul e același: traducerea trebuie legată de actul original și trebuie să fie validată de un notar.
Mai apare un aspect, și aici lumea se încurcă des. Uneori instituția îți cere traducere autorizată, alteori cere traducere legalizată, iar diferența nu e doar de bani. Dacă nimeriți la o instituție strictă, nu te ajută cu nimic că ai o traducere bună, dacă nu are forma cerută.
Traducere autorizată și traducere legalizată, pe românește
Traducerea autorizată e făcută și certificată de un traducător autorizat, adică o persoană recunoscută oficial, cu drept de semnătură. La final, traducătorul pune o formulă de certificare, semnătura și ștampila lui. Din punct de vedere practic, arată ca un document complet, dar fără intervenția notarului.
Traducerea legalizată e un pas în plus. Traducerea este făcută de același tip de traducător autorizat, dar notarul public legalizează semnătura traducătorului, adică confirmă că persoana care a semnat este autorizată și că semnătura e a ei. Notarul nu traduce, nu rescrie, nu se apucă să corecteze fraze, el certifică un fapt: că traducătorul e cine spune că e.
De aici vine și prima idee importantă pentru documente: pentru legalizare, notarul are nevoie să vadă actul care se traduce, în mod normal în original sau într-o formă acceptată legal, plus traducerea semnată de traducător. Fără actul de bază, legalizarea nu are de ce să se prindă.
Cine face ce, și unde apar documentele
Tu, ca solicitant, aduci actul care trebuie tradus și, de cele mai multe ori, actul tău de identitate. Traducătorul aduce traducerea, semnată și ștampilată, împreună cu datele lui de autorizare. Notarul verifică autorizarea traducătorului, vede documentul sursă, apoi întocmește încheierea de legalizare.
În Cluj-Napoca, nu există un singur notar pentru astfel de lucruri, poți merge la orice birou notarial care face legalizări. Unele birouri lucrează mai des cu traducători și au un ritm mai bun, altele cer programare chiar și pentru o operațiune care, în teorie, e rapidă. Nu e o tragedie, doar că e bine să întrebi dinainte ca să nu ajungi la ușă și să auzi că se poate doar mâine.
În practică, de multe ori traducătorul și notarul se coordonează, iar tu primești la final pachetul complet. Dar dacă ai nevoie să știi strict documentele, ca să nu fii luat prin surprindere, partea de mai jos e esențială.
Documentele de bază cerute aproape mereu în Cluj
Când spun documente de bază, mă refer la acele lucruri fără de care nu ai cum să treci de etapa de legalizare, indiferent că traduci o diplomă, un certificat de căsătorie sau un contract. Dacă le ai pregătite, restul devine negociabil, în sensul bun.
Actul care se traduce, ideal în original
Primul document e chiar actul care trebuie tradus. În multe situații, notarul îți va cere originalul, fiindcă așa se verifică cel mai simplu autenticitatea și forma actului. Originalul înseamnă documentul emis de instituția competentă, nu o copie printată după e-mail.
Uneori, oamenii vin cu o copie, o scanare, o poză pe telefon. Pentru traducere, un traducător poate lucra după o scanare clară, dar pentru legalizare, notarul poate refuza dacă nu are o bază solidă. Ca să nu stai în aer, regula practică este să ai originalul la tine, chiar dacă inițial crezi că nu va fi nevoie.
Există și situații în care actul e deja într-o copie legalizată sau într-un exemplar oficial suplimentar. Dacă ai o copie legalizată a actului, de multe ori ea funcționează la fel de bine pentru procedura de legalizare a traducerii. Ideea e să fie un document care are deja o garanție notarială sau instituțională, nu o copie făcută la imprimantă.
Actul tău de identitate
Al doilea lucru pe care îl cere frecvent un birou notarial este actul de identitate al solicitantului, buletin sau pașaport, depinde de context. Nu pentru că notarul ar vrea să îți scaneze viața, ci pentru că încheierea notarială se face, de regulă, cu datele persoanei care solicită serviciul. În plus, dacă trebuie emisă factură sau chitanță pe numele tău, se iau datele corect.
În Cluj, dacă vii cu un reprezentant, gen un coleg sau un membru al familiei, unele birouri acceptă să preia actele fără ca titularul să fie prezent, dar nu toate. În momentul în care intră în joc o procură sau o situație mai sensibilă, notarul poate cere documente suplimentare. Dacă ai dubii, un telefon scurt înainte îți salvează nervii.
Datele pentru contact și contextul de utilizare
Sună banal, dar multe întârzieri apar pentru că nimeni nu a clarificat unde va fi folosită traducerea. O traducere legalizată pentru o instituție din România poate avea un traseu mai simplu decât una care pleacă în alt stat, unde ți se cere și apostilă. De aceea, e util să ai la tine, fie și pe telefon, cerința instituției, un e-mail, un extras din platformă, ceva care arată exact formularea.
Nu e un document oficial în sine, dar funcționează ca un ghid. Dacă ai o frază de tipul se solicită traducere legalizată și apostilată, scapi de interpretări. Dacă ai doar un mesaj vag, riști să plătești de două ori sau să faci un drum în plus.
Traducerea făcută de un traducător autorizat
Traducerea este, tehnic, un document în sine, iar notarul o vede ca pe un înscris care trebuie să respecte o formă. De obicei, traducerea are la final formula de certificare a traducătorului, semnătura lui și ștampila, iar pe pagini apar, în practică, aceleași elemente. Notarul se uită la aceste detalii, fiindcă el legalizează semnătura traducătorului, nu a ta.
De aici apare un lucru important. Nu poți veni cu o traducere făcută de un prieten bun sau de un profesor, oricât de corect ar fi tradus, și să o legalizezi. Notarul legalizează doar semnătura unui traducător autorizat, iar asta e o regulă care nu prea lasă loc de discuții.
Exemplarele necesare și copia actului tradus
În lumea reală, ai nevoie de câte exemplare îți cere instituția. Dacă vrei două exemplare pentru două dosare diferite, spune asta de la început, fiindcă fiecare exemplar se pregătește separat și trebuie legalizat. Unii oameni află abia la ghișeu că dosarul se depune în două exemplare și atunci se întorc, frustrați, la traducător.
Mai apare și ideea de copie anexată. În multe cazuri, traducerea legalizată se prinde, fizic, de o copie a actului tradus, iar notarul ștampilează îmbinările. Asta înseamnă că, pe lângă original, e util să ai și o copie simplă a actului, măcar pentru a nu pierde timp cu xeroxul pe ultima sută de metri.
Ce documente se cer în funcție de tipul actului
Până aici am vorbit despre pachetul general. Acum intrăm în zona în care lumea își dă ochii peste cap, pentru că fiecare act are micile lui capcane. Nu sunt capcane malefice, sunt doar reguli care există și care, dacă nu le știi, te lovesc fix când ai mai puțin timp.
Acte de stare civilă, certificate, adeverințe
Pentru certificate de naștere, căsătorie, divorț, deces, lucrurile sunt, paradoxal, destul de stricte. Instituțiile sunt sensibile la corecturi, la ștersături, la diferențe de nume, iar traducerea trebuie să reproducă exact ce e pe act. Dacă ai un certificat vechi, completat de mână, verifică din timp dacă e lizibil și dacă nu are erori evidente.
Dacă certificatul tău a suferit modificări, de exemplu o mențiune privind desfacerea căsătoriei, trebuie ca actul să conțină acea mențiune în forma oficială. Mulți oameni vin cu un certificat fără mențiunea actualizată și află că nu e bun pentru ce au nevoie. În situația asta, soluția nu e o traducere mai elaborată, soluția e un act corect emis.
În Cluj, pentru astfel de documente, birourile notariale se uită atent la original. Dacă documentul pare deteriorat, dacă are zone șterse, dacă există adăugiri neconfirmate, notarul poate refuza să legalizeze. Nu e personal, e protecția lui juridică.
Diplome, foi matricole, acte de studii
Cu actele de studii, surpriza mare e că uneori nu ajunge să ai diploma și atât. Pentru anumite proceduri externe, diploma trebuie vizată înainte de apostilare, iar asta poate însemna o instituție în plus. În momentul în care vrei să folosești actul în străinătate, ordinea pașilor contează, altfel ajungi să refaci dosarul.
Din perspectiva traducerii legalizate, notarul va cere diploma în original sau în copie legalizată, iar traducerea trebuie să redea exact denumirile, notele, rubricile, chiar și prescurtările. Dacă ai un supliment la diplomă sau o foaie matricolă, ia-le pe toate din start. Rareori îți cere cineva doar o pagină, de obicei cer setul complet.
Mai e un detaliu care pare mărunt, dar nu e. Numele tău poate apărea diferit pe acte, cu diacritice, fără diacritice, cu ordine inversată, mai ales dacă ai documente emise în ani diferiți. În traducere, orice diferență devine vizibilă, și atunci e mai bine să clarifici înainte, nu după.
Hotărâri judecătorești și documente din instanțe
Când intră în scenă o hotărâre judecătorească, apare o altă regulă. Multe state sau instituții cer ca hotărârea să fie definitivă, iar asta trebuie să fie menționat oficial pe act. O traducere legalizată nu poate inventa această mențiune, ea doar o reproduce, deci actul sursă trebuie să o conțină.
În practică, asta înseamnă că e posibil să ai nevoie de un exemplar care poartă ștampila și mențiunea de conformitate sau definitivă, în funcție de situație. Dacă ai doar o copie simplă, notarul poate refuza legalizarea, fiindcă baza nu e suficientă. Pentru documente din instanțe, e bine să mergi cu actul complet și, dacă ai îndoieli, să întrebi biroul notarial ce formă acceptă.
Documente medicale
Cu documentele medicale, lumea e tentată să le trateze ca pe niște foi fără valoare juridică. În realitate, când le duci într-un alt sistem medical, ele devin foarte importante, iar orice nuanță contează. Aici documentele necesare pentru traducere legalizată sunt aceleași la nivel de formă, dar apare cerința de claritate.
Dacă ai analize, scrisori medicale, externări, asigură-te că sunt lizibile și că au antet, semnătură, parafă, ce au ele în mod normal. Un traducător serios îți va spune dacă lipsește ceva, fiindcă altfel traducerea devine o presupunere. Iar presupunerile, în acte, sunt o taxă ascunsă.
Contracte, acte de firmă, documente comerciale
În cazul documentelor de firmă, problema nu e doar traducerea, ci și cine solicită. Dacă ești administrator și duci tu actele, actul de identitate e suficient în multe cazuri. Dacă e un angajat sau un consultant, uneori se cere o împuternicire sau o justificare, mai ales dacă actele sunt sensibile.
Pentru contracte, statut, hotărâri AGA, bilanțuri, procedura de traducere legalizată cere de regulă un document sursă clar, complet și fără pagini lipsă. Dacă ai un contract de 30 de pagini și ai uitat pagina cu semnături, traducerea nu mai are aceeași greutate. Notarul va legaliza semnătura traducătorului, dar se uită și dacă setul e coerent.
În Cluj, zona de business e activă, așa că multe birouri notariale și multe birouri de traduceri sunt obișnuite cu astfel de dosare. Totuși, e bine să spui din start dacă documentul va merge la o licitație, la un registru, la o bancă, fiindcă formatarea și numărul de exemplare pot diferi. Nu e o nebunie, e doar adaptare.
Apostilă și supralegalizare, adică pașaportul actului
Dacă traducerea legalizată e un fel de confirmare locală, apostila e confirmarea pentru străinătate, pentru statele care acceptă Convenția de la Haga. În Cluj-Napoca, oamenii se lovesc des de această etapă, mai ales când pleacă cu acte în Italia, Spania, Franța, Germania, SUA, Canada, și lista poate continua. Aici, lucrurile nu sunt mereu intuitive, iar ordinea pașilor chiar contează.
Pentru acte românești folosite în străinătate, apostila se aplică pe actul românesc, iar uneori și pe traducerea legalizată, depinde ce cere instituția străină. Pentru acte străine folosite în România, apostila sau supralegalizarea se face, în principiu, în statul emitent, nu aici. E un detaliu care îi lovește pe cei care vin înapoi acasă cu un act și speră să rezolve tot în două zile.
În Cluj, Camera Notarilor Publici are proceduri legate de apostilă și supralegalizare pentru anumite categorii de acte. Acolo se ține foarte mult la forma traducerii, la faptul că are semnătură și ștampilă pe pagini, la modul în care sunt prinse filele, la existența unei copii anexate. Dacă țintești apostila, trebuie să gândești dosarul dinainte, nu după.
Ordinea pașilor, explicată ca pentru oameni ocupați
Pentru un act românesc care pleacă în străinătate, scenariul tipic este următorul. Te asiguri că actul e în forma corectă, uneori cu o viză prealabilă dacă e vorba de studii sau de documente medicale, apoi îl apostilezi unde e cazul. După aceea îl traduci, îl legalizezi la notar și, dacă instituția cere, poți ajunge să apostilezi și traducerea legalizată.
Pentru un act străin care vine în România, de multe ori ai nevoie ca actul să fie apostilat în țara emitentă înainte să îl traduci. Altfel, România nu are cum să garanteze autenticitatea unui document emis de alt stat, iar apostila pusă ulterior pe traducere nu rezolvă problema de bază. Pare un detaliu tehnic, dar te poate costa săptămâni.
Dacă ai impresia că te învârți într-un cerc, nu ești singurul. E exact motivul pentru care unii oameni aleg un pachet complet de servicii, în care cineva îți ia actul, îl traduce, îl duce la notar, apoi la apostilă dacă trebuie, și ți-l returnează gata. Uneori e mai ieftin decât să îți consumi două zile de concediu și să te întorci de trei ori pentru o semnătură.
Detalii mici care îți pot mânca o zi
Când spui documente necesare, mintea se duce la original și buletin. Problema e că, în practica de zi cu zi din Cluj, te mai împiedici de câteva lucruri mărunte, și tocmai alea te enervează cel mai tare. Nu pentru că sunt grele, ci pentru că sunt ușor de ignorat.
Numele tău, diacriticele și diferențele dintre acte
Dacă ai două acte emise în ani diferiți, e posibil să ai o literă în plus, o cratimă, o diacritică lipsă, un prenume inversat. Pentru un om, e evident că ești aceeași persoană. Pentru un dosar, orice diferență se transformă în întrebare.
Un traducător bun îți va reda numele exact cum apare în act, și, dacă e nevoie, poate face o notă explicativă, dar nu inventează uniformizări. Dacă instituția cere ca numele să fie identic în toate documentele, uneori soluția e să corectezi actul sursă, nu traducerea. În Cluj, am văzut des situații cu diplome vechi fără diacritice și pașapoarte noi cu diacritice, iar discuția apare fix când ai termen limită.
Ștersături, corecturi, colțuri lipsă
Notarul se uită la act ca la un obiect juridic. Dacă actul are ștersături, corecturi neconfirmate, rânduri adăugate cu pixul, colțuri rupte care taie o informație importantă, devine riscant. Uneori soluția e simplă, ceri un duplicat sau un exemplar nou de la instituția emitentă.
Oamenii se supără când li se spune că actul nu e acceptat, dar adevărul e că e mai bine să afli la început. O traducere legalizată făcută după un act dubios te poate pune în dificultate în altă țară, unde nimeni nu stă să îți explice politicos ce e în neregulă. Și atunci chiar ai o problemă, nu doar o zi pierdută.
Scanări, fotografii, PDF-uri
Trăim în 2026 și totuși, în acte, hârtia încă are putere. Mulți vin cu PDF-uri semnate digital și, în unele situații, sunt acceptate, în altele nu. Dacă actul este electronic, verifică dacă instituția care îl primește acceptă forma electronică sau cere un exemplar tipărit cu semnătură și ștampilă.
Pentru traducere, un PDF clar e de obicei suficient, dar pentru legalizare, notarul poate avea nevoie de un original sau de un document cu o formă verificabilă. În Cluj, fiind oraș universitar și administrativ, se întâlnesc toate formele, și tocmai de aceea nu există un singur răspuns. Cel mai sigur este să nu te bazezi pe o poză de pe telefon când ai un dosar important.
Cum arată, concret, o zi în care rezolvi traducerea legalizată în Cluj
Hai să o facem mai puțin abstractă. Dacă ai actul în original, știi limba în care se traduce, ai numărul de exemplare și nu ai nevoie de apostilă, scenariul poate fi chiar simplu. Predai actul traducătorului, primești traducerea, apoi mergi cu traducerea și originalul la notar, sau le gestionează traducătorul, și ridici pachetul legalizat.
În varianta mai realistă, apare ceva. Te sună traducătorul și îți spune că lipsește pagina cu verso, sau că pe act există o ștampilă parțial ilizibilă, sau că instituția ți-a cerut două exemplare și tu ai menționat unul. Nu e tragedie, dar înseamnă drumuri și timp.
Clujul e un oraș în care se mișcă multe dosare, și tocmai de aceea e bine să tratezi timpul ca pe un activ. Nu e vorba de grabă nervoasă, e vorba de organizare. Când îți pregătești documentele dinainte, costul final scade, chiar dacă tariful pe pagină rămâne același.
Ce înseamnă, efectiv, să ai dosarul complet
Pentru majoritatea traducerilor legalizate, dosarul complet arată cam așa, în mintea notarului. Există un document sursă în original sau într-o formă acceptată, există o traducere realizată de un traducător autorizat, există semnătura și ștampila traducătorului, iar notarul leagă toate acestea prin încheierea de legalizare. În multe cazuri, există și o copie anexată a actului, prinsă împreună cu traducerea.
În plus, există datele persoanei care solicită serviciul, de obicei confirmate prin actul de identitate. Dacă ai nevoie de mai multe exemplare, fiecare exemplar este un dosar în miniatură, cu aceeași structură. Dacă trebuie apostilă, atunci dosarul trebuie să respecte și cerințele instituției care aplică apostila, inclusiv modul de îmbinare a paginilor.
Sună mult, dar odată ce ai înțeles forma, nu mai e complicat. Devine un fel de rețetă, cu ingrediente fixe și câteva condimente în funcție de act. Și, sincer, mai bine să fie o rețetă decât un mister.
Dacă ai nevoie și de interpret, nu doar de traducere
Se întâmplă mai des decât crede lumea. Ai o întâlnire la notar cu o persoană care nu vorbește română, urmează să semnați un act, iar notarul vrea să fie sigur că omul înțelege ce semnează. În astfel de cazuri, nu mai vorbim doar de o traducere pe hârtie, ci de prezența unui interpret autorizat.
Aici, documentele necesare se schimbă ușor, fiindcă intră în scenă actele de identitate ale părților și programarea la biroul notarial, plus, de multe ori, o comunicare clară despre limba în care se interpretează.
Dacă vrei să rezolvi curat, fără improvizații, merită să te uiți din timp la opțiuni de tipul servicii interpretariat Cluj, mai ales când e vorba de contracte, procuri sau declarații. Pentru că în ziua semnării nu prea ai loc de surprize, și nici notarul nu e fan surprize.
Întrebarea pe care puțini o pun, dar ar trebui
Pentru ce exact ai nevoie de traducerea legalizată? Întrebarea asta pare inutilă, dar e diferența dintre a face un dosar corect și a face un dosar care arată bine, dar nu folosește la nimic. Dacă e pentru o universitate din străinătate, poate cer traducere legalizată și apostilă pe diplomă, nu neapărat pe traducere.
Dacă e pentru o bancă din România, poate acceptă traducere autorizată, fără legalizare notarială. Dacă e pentru o instanță, poate cer un anumit număr de exemplare și un anumit tip de certificare. Când clarifici scopul, clarifici și documentele.
Cât durează și cât costă, fără povești frumoase
În Cluj, termenele depind de volum, de limbă și de cât de aglomerat este notarul. Unele traduceri simple se pot face în aceeași zi, dar nu e o promisiune pe care te bazezi când ai mize mari. Legalizarea la notar, dacă totul e pregătit, e de obicei rapidă, dar poate necesita programare în perioade aglomerate.
Costurile se împart, în mod normal, între traducere și taxa notarială pentru legalizare. Dacă intră apostila, apar alte taxe și alte drumuri, uneori și vize prealabile pentru acte de studii sau acte medicale. Aici, cel mai sănătos e să ceri un deviz pe baza actului, nu pe baza unei descrieri aproximative, fiindcă două diplome pot avea număr diferit de pagini și anexe.
Greșeli frecvente care par mici, dar te întorc din drum
Mulți oameni aduc actul fără verso, pentru că li se pare că nu e nimic important acolo. Traducătorul îți va spune că și verso-ul contează dacă are ștampile, serii, mențiuni sau coduri, iar notarul preferă setul complet. Alteori, oamenii aduc doar traducerea și se miră că notarul cere și actul sursă.
O altă greșeală e să presupui că o copie simplă e suficientă pentru legalizare. Uneori e, alteori nu, depinde de act și de biroul notarial, iar tu nu vrei să îți bazezi dosarul pe o presupunere. Cea mai enervantă greșeală e cea legată de apostilă, când faci traducerea înainte să obții apostila pe documentul străin, și apoi descoperi că trebuie refăcută.
Mai apare și problema cu numărul de exemplare. Dacă instituția cere două seturi și tu ai făcut unul, diferența nu e doar un print. E o nouă legalizare, o nouă încheiere, uneori o nouă apostilă, și costurile cresc în valuri mici, dar repetate.
Cum te pregătești înainte să ieși pe ușă
Primul pas este să îți strângi actul în original și să faci o copie simplă, chiar dacă nu ți s-a cerut explicit. Dacă actul are mai multe pagini, verifică să fie toate, inclusiv anexe. Apoi pregătește actul de identitate și ține la îndemână cerința instituției, acel e-mail sau mesaj care arată exact ce se solicită.
Dacă suspectezi că vei avea nevoie de apostilă, pune întrebarea din start, nu după legalizare. Nu e nimic rușinos să întrebi, toată lumea a învățat birocrația pe pielea ei. Un traducător sau un birou de traduceri care lucrează des cu Clujul îți poate spune repede dacă actul tău intră în categoria în care se cer vize prealabile.
Și încă ceva, care ține de bun simț practic. Nu lăsa totul pe ultima zi, mai ales dacă actul e lung, dacă limba e rară sau dacă ai nevoie de mai multe exemplare. În acte, graba costă.
Ce se întâmplă, propriu-zis, la notar
Dacă ai totul pregătit, notarul va verifica actul sursă, va verifica traducerea și va verifica autorizarea traducătorului. Apoi va întocmi încheierea de legalizare a semnăturii traducătorului și va aplica ștampilele necesare. În final, setul este prins, de obicei, astfel încât să nu poată fi desfăcut fără să se vadă.
Unii oameni își imaginează că notarul citește fiecare rând și compară fiecare cuvânt. În practică, notarul verifică în primul rând forma și legalitatea, iar răspunderea pentru exactitatea traducerii este a traducătorului autorizat. Asta e și logica sistemului, fiecare își asumă partea lui.
În Cluj, întâlnești și birouri notariale care cer ca traducătorul să fie prezent sau să aibă semnătura în evidența notarului. Alte birouri lucrează frecvent cu anumiți traducători și lucrurile merg mai lin. Din nou, un telefon înainte scutește multe discuții în hol.
Un exemplu simplu, ca să se așeze imaginea
Să zicem că ai o diplomă de licență și o foaie matricolă și pleci la un master în străinătate. Instituția îți cere traducere legalizată și apostilă pe documentele românești. În scenariul bun, te asiguri că actele sunt în forma cerută pentru apostilare, le apostilezi unde trebuie, apoi le traduci, apoi legalizezi traducerile la notar și, dacă ți se cere explicit, apostilezi și traducerea legalizată.
În scenariul mai puțin bun, faci întâi traducerea, apoi afli că actele de studii trebuie vizate înainte de apostilare, și că apostila se pune pe original. Atunci te întorci la instituția care vizează, apoi la apostilă, și uneori trebuie să refaci traducerea ca să includă exact forma actului apostilat. Nu e capăt de lume, dar e timp pierdut.
Asta e diferența dintre un dosar pregătit cu cap și un dosar făcut din mers. Nu e vorba de noroc, e vorba de a înțelege regulile înainte să începi jocul.
O observație personală, poate puțin subiectivă
Birocrația e ca o taxă invizibilă pe lipsa de claritate. Nu te taxează cineva cu factură pentru că nu ai știut, dar te taxează cu ore, nervi, drumuri, telefoane, și uneori cu bani reali, când refaci acte. De asta insist pe documente, nu ca să sune oficial, ci ca să îți protejezi timpul.
În Cluj-Napoca se rezolvă multe, relativ repede, dacă vii pregătit. Orașul are infrastructură, are profesioniști, are notari și traducători obișnuiți cu dosare internaționale. Dar nimeni nu poate ghici ce ai tu în mapă și ce îți cere instituția, iar aici apare partea ta de responsabilitate.
Cum verifici că pachetul primit chiar este legalizat
E un moment mic, dar important, și mulți îl sar din grabă. Primești setul de la notar sau de la traducător, îl bagi în mapă și pleci, iar abia acasă observi că lipsește ceva. Nu e nici o tragedie să revii, dar e frustrant, mai ales dacă ai programare la o instituție a doua zi.
O traducere legalizată ar trebui să aibă, la final, o încheiere notarială care spune că semnătura traducătorului a fost legalizată. În practică, vei vedea ștampila notarului și semnătura lui, iar foile sunt prinse astfel încât să nu poți scoate pagini fără să se observe. Dacă ai și copia actului anexată, ea apare în același pachet, prinsă împreună cu traducerea.
Mai uită-te la un detaliu simplu. Fiecare pagină a traducerii, nu doar ultima, ar trebui să fie semnată și ștampilată de traducător, fiindcă așa se evită înlocuirea paginilor. Dacă ai un set lung, de 20 sau 50 de pagini, tocmai acest lucru face diferența dintre un dosar solid și unul care ridică sprâncene.
Dacă urmează să apostilezi traducerea legalizată, verificarea devine și mai atentă. Instituțiile care aplică apostila sunt sensibile la modul în care sunt prinse filele, la ștampila pe îmbinări și la existența copiei anexate a actului tradus. Nu îți trebuie ochi de notar, îți trebuie doar două minute de atenție.
Când se cere traducerea legalizată a unei copii, nu a originalului
Uneori nu vrei să predai originalul nicăieri, și e normal. Ai un act vechi, îl porți în portofel de ani, sau ai un document de care depinde tot dosarul și nu vrei să îl plimbi. În astfel de cazuri, soluția folosită des este să faci mai întâi o copie legalizată a actului, iar traducerea se face și se legalizează pe baza acelei copii.
În Cluj, varianta asta e destul de populară pentru acte de stare civilă și pentru contracte, fiindcă îți păstrezi originalul în siguranță. Traducătorul vede copia legalizată, traduce exact ce e pe ea, iar notarul legalizează semnătura traducătorului având o bază cu valoare juridică. E un ocol care, paradoxal, îți simplifică viața.
Atenție la nuanță. Dacă instituția cere explicit traducere după original, nu după copie, atunci trebuie să respecți cerința lor, chiar dacă ție ți se pare redundant. Unele dosare, mai ales cele externe, sunt făcute după reguli interne care nu se negociază.
Traduceri între două limbi străine, situația care surprinde pe toată lumea
Mai apar cazuri în care actul e în spaniolă și ți se cere traducere în germană, sau actul e în italiană și ți se cere în engleză. În zona academică și în job-uri internaționale, astfel de cereri apar fără să clipească cineva. Problema este că notarul din România lucrează în mod natural cu limba română ca punct de control.
În practică, când traduci dintr-o limbă străină în alta, poate fi cerută și o variantă în română, ca notarul să poată verifica, măcar la nivel de conținut general, despre ce e vorba. Nu înseamnă că ți se dublează automat costul în fiecare caz, dar înseamnă că trebuie discutat din timp. Dacă afli asta după ce ai făcut deja traducerea, te trezești că mai lipsește o piesă.
În Cluj, unde circulă multă lume și se fac multe dosare pentru străinătate, nu e un scenariu rar. De aceea, când spui ce limbă vrei, spune și unde depui actul și cine îl cere, nu doar limba. E una dintre acele informații care par inutile până când îți dai seama că sunt esențiale.
Procuri, declarații și acte notariale făcute în România
Un alt caz frecvent este când nu traduci un document deja existent, ci ai nevoie de un act care se întocmește aici, la notar, pentru a fi folosit în afara țării. Procurile, declarațiile pe proprie răspundere, acordurile pentru minori, toate intră în zona asta. Aici, de multe ori, nici nu mai vorbești despre traducere după un act, ci despre redactare, apoi traducere, apoi legalizare.
Documentele necesare pornesc de la actele de identitate ale părților și, în funcție de situație, de acte care dovedesc calitatea, cum ar fi certificatul de naștere al copilului sau un act de proprietate. Notarul îți va spune exact ce trebuie pentru actul respectiv, dar tu poți câștiga timp dacă te uiți la context. Dacă dai procură pentru o mașină, ai nevoie de datele mașinii, dacă dai procură pentru un apartament, ai nevoie de datele apartamentului.
În momentul în care actul se va folosi în străinătate, poate fi cerută apostila și pe actul notarial, nu doar pe traducere. Asta schimbă traseul și îți schimbă și așteptările. Când ai dosar internațional, fiecare ștampilă e ca o viză, și dacă sari una, te întorci.
Cazuri cu minori și acorduri de călătorie
Clujul e plin de familii care călătoresc, uneori părinții sunt în țări diferite, alteori copilul merge cu bunicii, cu un unchi, cu o tabără. În zona asta apar frecvent acordurile de călătorie și declarațiile notariale, iar uneori se cer și traduceri legalizate. Documentul de bază rămâne actul de identitate, dar apar și documente care țin de filiație.
Dacă ai un copil și actele lui sunt în altă limbă, sau dacă ai un act emis în alt stat, trebuie să te gândești și la recunoașterea lui aici. Unele autorități cer traduceri legalizate nu pentru că vor să te încurce, ci pentru că au nevoie de certitudine. În plus, numele copilului și al părinților trebuie să fie consecvente în toate documentele, iar aici apar cele mai multe surprize.
În astfel de cazuri, recomandarea mea e să nu tratezi dosarul ca pe un sprint. Fă o verificare calmă a documentelor, mai ales dacă actele sunt emise în ani diferiți sau în state diferite. O literă greșită într-un nume poate însemna o explicație lungă la o frontieră, și nimeni nu vrea asta.
Ce faci când actul este deteriorat sau lipsesc pagini
Se întâmplă și asta, poate ai un document vechi, îngălbenit, păstrat într-un sertar, și acum ai nevoie de el dintr-odată. Dacă lipsește o pagină, dacă o ștampilă nu se vede, dacă semnătura e ștearsă, traducătorul poate să îți spună că nu poate reda corect informația. Iar notarul, dacă vede că actul e neclar, poate să refuze legalizarea.
În Cluj, soluția rapidă este de obicei să ceri un duplicat, un extras oficial sau un exemplar nou. Da, e încă un drum, dar e drumul corect. O traducere legalizată nu repară un act stricat, ea doar îl reproduce, iar dacă baza e slabă, tot dosarul e slab.
Dacă actul e electronic, semnat digital, și instituția îl acceptă în format electronic, uneori poți evita problema hârtiei. Dar iarăși, asta depinde de cine îl primește, nu de cât de modern ți se pare ție documentul. În dosare, percepția nu bate cerința.
Ce să reții, dacă vrei o singură idee clară
Pentru o traducere legalizată în Cluj-Napoca, ai nevoie, în esență, de actul care se traduce într-o formă acceptată, de obicei în original, de actul tău de identitate, de traducerea realizată de un traducător autorizat, semnată și ștampilată, și de numărul corect de exemplare. Dacă urmează să folosești actul în străinătate, trebuie să te gândești și la apostilă sau supralegalizare, care poate schimba ordinea pașilor.
Când tratezi dosarul ca pe un set de piese care trebuie să se potrivească, și nu ca pe o surpriză la ghișeu, scapi mai repede. Și, sincer, te simți mai bine când ai control asupra procesului, chiar dacă procesul, uneori, are chef să te încurce.
